في كتابه “كيف تنجز جميع المهام: فن الإنتاجية دون ضغوط”، يقدم ديفيد آلن فكرة ثورية تتعلق بتنظيم المهام حسب السياق أو الظرف. لكن ما الذي يعنيه تنظيم المهام حسب السياق، وكيف يمكن أن يُغيِّر هذا الأسلوب الطريقة التي نتعامل بها مع قوائم مهامنا؟
في إدارة المهام التقليدية، عادة ما يتم سرد المهام بدون النظر في المكان أو الأدوات اللازمة لإتمامها. ومع ذلك، يُشير آلن إلى أن كفاءتنا تزداد بشكل كبير عندما نجمع المهام بناءً على السياق الذي يمكن أن تتم فيه. من خلال تنظيم المهام تحت علامات مثل @phone أو @computer أو @office، نرتب مهامنا حسب الأدوات أو البيئات المطلوبة لإتمامها.
على سبيل المثال، إذا كان لديك مهام متعددة تتطلب هاتفًا، فإنه من الأكثر كفاءة أن تقوم بجميع هذه المهام بشكل متتالي بينما أنت بجانب هاتفك، بدلاً من القيام بها بشكل متقطع طوال اليوم. هذا الأسلوب يقلل من الحمل الذهني الناتج عن التبديل المستمر بين المهام والأدوات والبيئات.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يكون تنظيم المهام حسب السياق مفيدًا خاصة في عالم اليوم، حيث أصبح القيام بأكثر من مهمة في وقت واحد هو القاعدة، مما غالباً ما يقلل من إنتاجيتنا العامة. عند تصنيف المهام حسب سياقها، يمكننا تبسيط سير العمل والتركيز على نوع معين من المهام.
في الختام، يعد نهج ديفيد آلن في تنظيم المهام حسب السياق في كتاب “كيف تنجز جميع المهام: فن الإنتاجية دون ضغوط” ليس فقط أسلوبًا، ولكنه منهج حياة. إنه استراتيجية، عند تطبيقها، تُحقِّق النظام والوضوح، وتُعزِّز الإنتاجية بفعالية.